Datenschutzerklärung
Information gem. Art. 13 DSGVO
Datenschutz ist Vertrauenssache und Ihr Vertrauen ist uns
wichtig. Der Schutz und die gesetzeskonforme Erhebung, Verarbeitung und Nutzung
Ihrer personenbezogenen Daten ist daher für uns ein wichtiges Anliegen. Um
Ihnen einen Überblick über die Nutzung Ihrer persönlichen Daten zu geben,
möchten wir Sie hier über unsere Datenerhebung und Datenverwendung informieren.
1.
Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des
betrieblichen Datenschutzbeauftragten
Verantwortlicher für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung
Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ist die:
Lettow Hausverwaltung GmbH
Gretchenstr. 35
30161 Hannover
Telefon: +49 (0)511 – 66 51 45
E-Mail: datenschutz@lettow-gmbh.de
Webseite:www.lettow-gmbh.de
(nachfolgend auch „GmBH“, „wir“ oder „uns“).
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
datenschutz@lettow-gmbh.de
2.
Zwecke der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlagen und berechtigte Interessen, die
von uns oder einem Dritten verfolgt werden, Empfänger oder Kategorien von
Empfängern und Speicherdauer – Allgemeine Informationen
2.1
Personenbezogene Daten und Quelle der Daten
Personenbezogene Daten im
Sinne der DSGVO und des BDSG sind Einzelangaben über sachliche oder persönliche
Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Zu den im
Rahmen unseres Verwaltungs-Auftrages zu verarbeiteten personenbezogenen Daten
der Nutzer gehören insbesondere:
Ihr Name, Ihre Adresse, Ihr Geburtsdatum, Ihre
E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer, die von Ihnen in Anspruch genommene
Leistungen, Zahlungsinformationen (z.B. Bankverbindung, Zahlungshistorie), Ihre
Daten die im Rahmen unsere Aufgabenerfüllung anfallen und von Ihnen an uns
übermittelt werden (z.B. Zählerstände, Zustellungsbevollmächtigte etc.)
Die Erhebung der Daten findet grundsätzlich bei Ihnen
selbst statt, wenn Sie Kunde von uns sind. Öffentlich zugängliche Daten (z.B.
Internet) von Ihnen verarbeiten wir nicht.
Falls Sie kein Kunde von uns sind, jedoch ein von uns
verwaltetes Objekt (z.B. Wohnungs-eigentumsanlage,
Untermieter etc.) bewohnen, und uns Ihre Daten aufgrund rechtlicher
Bestimmungen durch unsere Kunden übermittelt werden, beachten Sie bitte Punkt
4. Dieser Erklärung.
2.2 Zwecke der Verarbeitung
Wir erheben und nutzen personenbezogene Daten, soweit dies
zur Erfüllung unseres Verwaltungsauftrages und damit zusammenhängender Leistungserbringung
erforderlich ist, zur Beantwortung von Anfragen, zur Übermittung
von Informationen an Sie, sowie für etwaige Sicherheitsmaßnahmen.
2.3
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Nachfolgend teilen wir Ihnen
gemäß Art. 13 DSGVO die Rechtsgrundlagen für die von uns vorgenommenen
Datenverarbeitungen mit. Wenn die Rechtsgrundlage in der Datenschutzerklärung
nicht separat ausgewiesen ist, erfolgt die Verarbeitung zu einem oder mehrerer
der nachfolgend genannten Zwecke auf Grundlage der jeweils genannten
gesetzlichen Regelungen:
-
Erfüllung unserer Leistungen (insbesondere zur
Vertragsabwicklung) oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf
Ihre Anfrage erfolgt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
-
Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der
wir unterliegen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),
-
Wahrung unserer berechtigten Interessen oder
der berechtigten Interessen eines Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit.
f DSGVO),
oder, wenn Sie uns Ihre Einwilligung hierzu erteilt haben, auf Grundlage
dieser Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 f. DSGVO).
2.4
Weitergabe Ihrer Daten
Zur Durchführung unserer Aufgaben kann es erforderlich
sein, Teile Ihrer personenbezogenen Daten an andere Unternehmen, welche als
Dienstleister mit uns, oder unseren Auftraggebern in einem Vertragsverhältnis
stehen (z.B. Heizkostenabrechner, Energieversorger,
Banken), wie auch an Dritte (z.B. Handwerker,) weiterzugeben.
Eine Weitergabe Ihrer Daten sog. "Drittländer" außerhalb
der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt nicht.
Eine Weitergabe Ihrer Daten durch uns erfolgt in folgenden
Fällen und auf Grundlage der jeweils genannten gesetzlichen Erlaubnis:
-
wenn eine Übermittlung der Daten an Dritte oder
an mit uns verbundene Unternehmen gem. Art. 6 Abs. 1 lit.
b DSGVO zur Vertragserfüllung erforderlich ist; hiervon erfasst sind z.B.
Datenübermittlungen an Zahlungsdienstleister, Energieversorger, wenn diese Sie
direkt beliefern, Handwerker wenn diese zur Auftragserfüllung mit Ihnen in
Kontakt treten müsse.
-
Sie in die Übermittlung Ihrer Daten
eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),
-
aufgrund unseres berechtigten Interesses oder
des berechtigten Interesses eines Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit.
f DSGVO); hiervon umfasst sind z.B. Datenübermittlungen im Rahmen von
Forderungsabtretungen oder an Auskunfteien zum Zwecke der Bonitätsprüfung und
an Marketingpartner,
-
wenn die Übermittlung zur Erfüllung einer
rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Alle Vertrags-Unternehmen und Dritte, an die wir Ihre
personenbezogenen Daten weitergeben, dürfen diese Daten nur zu den oben
genannten Zwecken verwenden. Darüber hinaus sind sie verpflichtet, die Daten
nur nach unseren Vorgaben sowie den einschlägigen Datenschutzgesetzen zu
verarbeiten.
2.5
Speicherdauer und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten
Ihre Daten speichern wir grundsätzlich nur so lange, wie es
für den jeweiligen Zweck der Verarbeitung erforderlich ist. Ihre für den Zweck
der Vertragsabwicklung erhobenen Daten speichern wir bis zum Ablauf der
gesetzlichen bzw. möglicher vertraglicher Gewährleistungs- und Garantierechte.
Nach Ablauf dieser Frist bewahren wir die nach Handels- und Steuerrecht
erforderlichen Informationen des Vertragsverhältnisses für die gesetzlich
bestimmten Zeiträume auf. Für diesen Zeitraum (regelmäßig zehn Jahre ab
Vertragsschluss) werden die Daten allein für den Fall einer Überprüfung durch
die Finanzverwaltung erneut verarbeitet. Hinsichtlich weiterer von uns
verfolgter Zwecke entnehmen Sie bitte die Dauer der Speicherung den
nachfolgenden Bestimmungen.
3.
Datenverarbeitung zur Einrichtung eines Kundenkontos
Wir richten für jeden Kunden (Mieter und Eigentümer), die mit
uns in einem direkten Vertragsverhältnis stehen, ein Kundenkonto ein. Hier werden
Ihre Adressdaten, Kontaktinformationen, Bankverbindung,
andere Einstellungen verwaltet.
Wir nutzen Ihre im Rahmen der Eröffnung des Kundenkontos
erhobenen Daten für die Abwicklung von Abrechnungen, vertraglicher Zahlungen
sowie etwaiger Rückerstattungen, die Übermittlung Objekt- und/oder
Vertragsrelevanter Informationen an Sie, das Erbringen von zusätzlichen von
Ihnen beauftragten Dienstleistungen und notwendiger Maßnahmen (z.B.
Reparaturen) innerhalb der von uns verwalteten Objekte . Rechtsgrundlage für
die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der
Einrichtung eines Kundenkontos ist Art. 6 Abs. 1 lit.
b DSGVO.
Die im Zusammenhang mit dem Kundenkonto erhobenen und
gespeicherten Daten löschen wir, wenn das Vertragsverhältnis mit Ihnen beendet
ist, und Sie die Löschung von uns verlangen, spätestens jedoch nach Ablauf des
3. Jahres nach vollständiger Abwicklung des Vertragsverhältnisses. Eine
vorzeitige Löschung Ihrer personenbezogenen Daten ist jedoch dann nicht
möglich, wenn und soweit die Daten zur Vertragsabwicklung nach wie vor
erforderlich sind oder soweit uns gesetzliche Vorschriften zur weitergehenden
Speicherung verpflichten.
4.
Datenverarbeitung von Bewohnern unserer Verwaltungsobjekte, welche nicht mit
uns in einem Vertragsverhältnis stehen
Für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen
Pflichten ist es erforderlich Ihre Daten auch zu verarbeiten, wenn Sie kein
Kunde von und, jedoch Bewohner eines von uns verwalteten Objektes sind. In diesem Fall speichern wir lediglich Ihren
Namen, Anschrift und Kontaktinformationen wir Telefon und E-Mail.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs.
1 lit. b DSGVO. Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt
nur entsprechend der Bestimmungen zu Punkt 2.4
5.
Datenverarbeitung nach Kontaktaufnahme mit uns
Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Kontakt zu uns
aufzunehmen. Sie können uns per Telefon erreichen oder per E-Mail. Auf unserer
Webseite stellen wir kein
Kontaktformular bereit.
Sofern Sie mit uns in keinem Vertragsverhältnis stehen, verwenden
wir Ihre im Zusammenhang mit der Kontaktaufnahme an uns übermittelten Daten
ausschließlich zu dem Zweck, Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage hierfür
ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO
(Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse der Bearbeitung von Anfragen und
sonstigen Anliegen). Ihre Daten werden nach der Bearbeitung Ihres Anliegens
gelöscht, es sei denn, eine weitere Speicherung ist zur ordnungsgemäßen
Beantwortung Ihres Anliegens
7.
Datensicherheit
Ihre persönlichen Daten werden bei uns ausschließlich auf
eigene Server, in unserem Hause gespeichert und verarbeitet. Zudem sichern wir
unsere Systeme durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust,
Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte
Personen ab.
8.
Ihre Rechte
8.1 Überblick
Sie haben uns gegenüber
folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
Recht auf Auskunft (Art. 15
Abs. 1 und 2 DSGVO),
Recht auf Berichtigung (Art.
16 S. 1 DSGVO),
Recht auf Löschung (Art. 17
DSGVO),
Recht auf Einschränkung der
Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
Recht auf Datenübertragbarkeit
(Art. 20 DSGVO).
8.2
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer
Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen
Daten durch uns zu beschweren.
8.3
Widerspruchsrecht
Unter den Voraussetzungen des Art. 21 Abs. 1 DSGVO kann der
Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der
betroffenen Person ergeben, widersprochen werden.
Das vorstehende allgemeine
Widerspruchsrecht gilt für alle in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen
Verarbeitungszwecke, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit.
f DSGVO verarbeitet werden. Zur Umsetzung eines solchen allgemeinen
Widerspruchs sind wir nur verpflichtet, wenn Sie uns hierfür Gründe von
übergeordneter Bedeutung (z.B. eine mögliche Gefahr für Leben oder Gesundheit)
darlegen.
8. Kontakt
Den Schutz Ihrer Daten nehmen
wir sehr ernst. Um sicherzustellen, dass Ihre datenschutzrelevanten Anfragen
zuverlässig und schnellstmöglich bearbeitet werden, richten Sie Ihre Anfrage
bitte per E-Mail oder per Post unter eindeutiger Identifizierung Ihrer Person
an:
Datenschutzbeauftragter
Lettow Hausverwaltung GmbH
Gretchenstr. 5
30161 Hannover
Telefax: +49 (0)511 / 665146
E-Mail: datenschutz@lettow-gmbh.de
9.
Anpassung der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese
Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu aktualisieren. Aktualisierungen dieser
Datenschutzerklärung werden auf unserer Webseite veröffentlicht. Änderungen
gelten ab ihrer Veröffentlichung auf unserer Webseite. Wir empfehlen Ihnen
daher, diese Webseite regelmäßig zu besuchen, um sich über gegebenenfalls
erfolgte Aktualisierungen zu informieren.
Stand: Mai 2018