Lettow Hausverwaltung GmbH

Datenschutzerklärung

Information gem. Art. 13 DSGVO

Datenschutz ist Vertrauenssache und Ihr Vertrauen ist uns wichtig. Der Schutz und die gesetzeskonforme Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten ist daher für uns ein wichtiges Anliegen. Um Ihnen einen Überblick über die Nutzung Ihrer persönlichen Daten zu geben, möchten wir Sie hier über unsere Datenerhebung und Datenverwendung informieren.

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Verantwortlicher für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ist die:

Lettow Hausverwaltung GmbH
Gretchenstr. 35
30161 Hannover
Telefon: +49 (0)511 – 66 51 45
E-Mail: datenschutz@lettow-gmbh.de
Webseite:www.lettow-gmbh.de

(nachfolgend auch „GmBH“, „wir“ oder „uns“).

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: datenschutz@lettow-gmbh.de

2. Zwecke der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlagen und berechtigte Interessen, die von uns oder einem Dritten verfolgt werden, Empfänger oder Kategorien von Empfängern und Speicherdauer – Allgemeine Informationen

2.1 Personenbezogene Daten und Quelle der Daten

Personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO und des BDSG sind Einzelangaben über sachliche oder persönliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Zu den im Rahmen unseres Verwaltungs-Auftrages zu verarbeiteten personenbezogenen Daten der Nutzer gehören insbesondere:

Ihr Name, Ihre Adresse, Ihr Geburtsdatum, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer, die von Ihnen in Anspruch genommene Leistungen, Zahlungsinformationen (z.B. Bankverbindung, Zahlungshistorie), Ihre Daten die im Rahmen unsere Aufgabenerfüllung anfallen und von Ihnen an uns übermittelt werden (z.B. Zählerstände, Zustellungsbevollmächtigte etc.)

Die Erhebung der Daten findet grundsätzlich bei Ihnen selbst statt, wenn Sie Kunde von uns sind. Öffentlich zugängliche Daten (z.B. Internet) von Ihnen verarbeiten wir nicht.

Falls Sie kein Kunde von uns sind, jedoch ein von uns verwaltetes Objekt (z.B. Wohnungs-eigentumsanlage, Untermieter etc.) bewohnen, und uns Ihre Daten aufgrund rechtlicher Bestimmungen durch unsere Kunden übermittelt werden, beachten Sie bitte Punkt 4. Dieser Erklärung.

2.2 Zwecke der Verarbeitung

Wir erheben und nutzen personenbezogene Daten, soweit dies zur Erfüllung unseres Verwaltungsauftrages und damit zusammenhängender Leistungserbringung erforderlich ist, zur Beantwortung von Anfragen, zur Übermittung von Informationen an Sie, sowie für etwaige Sicherheitsmaßnahmen.

2.3 Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Nachfolgend teilen wir Ihnen gemäß Art. 13 DSGVO die Rechtsgrundlagen für die von uns vorgenommenen Datenverarbeitungen mit. Wenn die Rechtsgrundlage in der Datenschutzerklärung nicht separat ausgewiesen ist, erfolgt die Verarbeitung zu einem oder mehrerer der nachfolgend genannten Zwecke auf Grundlage der jeweils genannten gesetzlichen Regelungen:

- Erfüllung unserer Leistungen (insbesondere zur Vertragsabwicklung) oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage erfolgt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),

- Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),

- Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO),

oder, wenn Sie uns Ihre Einwilligung hierzu erteilt haben, auf Grundlage dieser Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 f. DSGVO).

2.4 Weitergabe Ihrer Daten

Zur Durchführung unserer Aufgaben kann es erforderlich sein, Teile Ihrer personenbezogenen Daten an andere Unternehmen, welche als Dienstleister mit uns, oder unseren Auftraggebern in einem Vertragsverhältnis stehen (z.B. Heizkostenabrechner, Energieversorger, Banken), wie auch an Dritte (z.B. Handwerker,) weiterzugeben.

Eine Weitergabe Ihrer Daten sog. "Drittländer" außerhalb der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt nicht.

Eine Weitergabe Ihrer Daten durch uns erfolgt in folgenden Fällen und auf Grundlage der jeweils genannten gesetzlichen Erlaubnis:

- wenn eine Übermittlung der Daten an Dritte oder an mit uns verbundene Unternehmen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung erforderlich ist; hiervon erfasst sind z.B. Datenübermittlungen an Zahlungsdienstleister, Energieversorger, wenn diese Sie direkt beliefern, Handwerker wenn diese zur Auftragserfüllung mit Ihnen in Kontakt treten müsse.

- Sie in die Übermittlung Ihrer Daten eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),

- aufgrund unseres berechtigten Interesses oder des berechtigten Interesses eines Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); hiervon umfasst sind z.B. Datenübermittlungen im Rahmen von Forderungsabtretungen oder an Auskunfteien zum Zwecke der Bonitätsprüfung und an Marketingpartner,

- wenn die Übermittlung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Alle Vertrags-Unternehmen und Dritte, an die wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben, dürfen diese Daten nur zu den oben genannten Zwecken verwenden. Darüber hinaus sind sie verpflichtet, die Daten nur nach unseren Vorgaben sowie den einschlägigen Datenschutzgesetzen zu verarbeiten.

2.5 Speicherdauer und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre Daten speichern wir grundsätzlich nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck der Verarbeitung erforderlich ist. Ihre für den Zweck der Vertragsabwicklung erhobenen Daten speichern wir bis zum Ablauf der gesetzlichen bzw. möglicher vertraglicher Gewährleistungs- und Garantierechte. Nach Ablauf dieser Frist bewahren wir die nach Handels- und Steuerrecht erforderlichen Informationen des Vertragsverhältnisses für die gesetzlich bestimmten Zeiträume auf. Für diesen Zeitraum (regelmäßig zehn Jahre ab Vertragsschluss) werden die Daten allein für den Fall einer Überprüfung durch die Finanzverwaltung erneut verarbeitet. Hinsichtlich weiterer von uns verfolgter Zwecke entnehmen Sie bitte die Dauer der Speicherung den nachfolgenden Bestimmungen.

3. Datenverarbeitung zur Einrichtung eines Kundenkontos

Wir richten für jeden Kunden (Mieter und Eigentümer), die mit uns in einem direkten Vertragsverhältnis stehen, ein Kundenkonto ein. Hier werden Ihre Adressdaten, Kontaktinformationen, Bankverbindung, andere Einstellungen verwaltet.

Wir nutzen Ihre im Rahmen der Eröffnung des Kundenkontos erhobenen Daten für die Abwicklung von Abrechnungen, vertraglicher Zahlungen sowie etwaiger Rückerstattungen, die Übermittlung Objekt- und/oder Vertragsrelevanter Informationen an Sie, das Erbringen von zusätzlichen von Ihnen beauftragten Dienstleistungen und notwendiger Maßnahmen (z.B. Reparaturen) innerhalb der von uns verwalteten Objekte . Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Einrichtung eines Kundenkontos ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die im Zusammenhang mit dem Kundenkonto erhobenen und gespeicherten Daten löschen wir, wenn das Vertragsverhältnis mit Ihnen beendet ist, und Sie die Löschung von uns verlangen, spätestens jedoch nach Ablauf des 3. Jahres nach vollständiger Abwicklung des Vertragsverhältnisses. Eine vorzeitige Löschung Ihrer personenbezogenen Daten ist jedoch dann nicht möglich, wenn und soweit die Daten zur Vertragsabwicklung nach wie vor erforderlich sind oder soweit uns gesetzliche Vorschriften zur weitergehenden Speicherung verpflichten.

4. Datenverarbeitung von Bewohnern unserer Verwaltungsobjekte, welche nicht mit uns in einem Vertragsverhältnis stehen

Für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten ist es erforderlich Ihre Daten auch zu verarbeiten, wenn Sie kein Kunde von und, jedoch Bewohner eines von uns verwalteten Objektes sind. In diesem Fall speichern wir lediglich Ihren Namen, Anschrift und Kontaktinformationen wir Telefon und E-Mail. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur entsprechend der Bestimmungen zu Punkt 2.4

5. Datenverarbeitung nach Kontaktaufnahme mit uns

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Kontakt zu uns aufzunehmen. Sie können uns per Telefon erreichen oder per E-Mail. Auf unserer Webseite stellen wir kein Kontaktformular bereit.

Sofern Sie mit uns in keinem Vertragsverhältnis stehen, verwenden wir Ihre im Zusammenhang mit der Kontaktaufnahme an uns übermittelten Daten ausschließlich zu dem Zweck, Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse der Bearbeitung von Anfragen und sonstigen Anliegen). Ihre Daten werden nach der Bearbeitung Ihres Anliegens gelöscht, es sei denn, eine weitere Speicherung ist zur ordnungsgemäßen Beantwortung Ihres Anliegens

7. Datensicherheit

Ihre persönlichen Daten werden bei uns ausschließlich auf eigene Server, in unserem Hause gespeichert und verarbeitet. Zudem sichern wir unsere Systeme durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen ab.

8. Ihre Rechte

8.1 Überblick

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft (Art. 15 Abs. 1 und 2 DSGVO),

Recht auf Berichtigung (Art. 16 S. 1 DSGVO),

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

8.2 Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

8.3 Widerspruchsrecht

Unter den Voraussetzungen des Art. 21 Abs. 1 DSGVO kann der Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, widersprochen werden.

Das vorstehende allgemeine Widerspruchsrecht gilt für alle in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungszwecke, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden. Zur Umsetzung eines solchen allgemeinen Widerspruchs sind wir nur verpflichtet, wenn Sie uns hierfür Gründe von übergeordneter Bedeutung (z.B. eine mögliche Gefahr für Leben oder Gesundheit) darlegen.

8. Kontakt

Den Schutz Ihrer Daten nehmen wir sehr ernst. Um sicherzustellen, dass Ihre datenschutzrelevanten Anfragen zuverlässig und schnellstmöglich bearbeitet werden, richten Sie Ihre Anfrage bitte per E-Mail oder per Post unter eindeutiger Identifizierung Ihrer Person an:

Datenschutzbeauftragter
Lettow Hausverwaltung GmbH

Gretchenstr. 5

30161 Hannover

Telefax: +49 (0)511 / 665146

E-Mail: datenschutz@lettow-gmbh.de

9. Anpassung der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu aktualisieren. Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung werden auf unserer Webseite veröffentlicht. Änderungen gelten ab ihrer Veröffentlichung auf unserer Webseite. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Webseite regelmäßig zu besuchen, um sich über gegebenenfalls erfolgte Aktualisierungen zu informieren.

Stand: Mai 2018